Nhiều bạn cảm thấy việc quy hoạch sơ đồ nhân sự là là không cần thiết. Họ cho rằng do quy mô của mình còn nhỏ nên nhân viên phải đa nhiệm. Trong một số bối cảnh việc đa nhiệm là cần thiết thậm chí quan trọng, thế nhưng đa nhiệm là bao nhiêu nhiệm vụ thì lại rất quan trọng vì mục tiêu cuối cùng vẫn phải là hiệu quả mà nó thực sự đem lại. Việc không có một sơ đồ nhân sự rõ ràng, cũng như không có mô tả công việc và lộ trình cụ thể cho từng bộ phận sẽ dẫn các trường hợp phổ biến như:
Nhiều bạn đăng tuyển một nhân viên bán hàng (tư vấn chăm sóc khách hàng ) nhưng luôn cảm thấy không ai có thể chốt khách chốt bằng mình, nên bạn thà tự nhảy vào làm cho đỡ tiếc khách.
Nhiều bạn tuyển một nhân viên marketing mà bạn vẫn không thấy được hiệu quả của công việc, bạn vẫn phải giao việc mỗi ngày…Tất cả là do cái sơ đồ mà bạn đang quy hoạch nhân sự mà thôi.
Một nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm, chưa hiểu biết về ngành, chưa hiểu sâu về sản phẩm, về đặc trưng và điểm khác biệt của sản phẩm, chưa hiểu về thị trường, về khách hàng về tính cách cũng như thói quen tiêu dùng của họ mà bạn hy vọng có thể training cho vài buổi một tháng là có thể hiểu hết sao? Và dù bạn trả lương cao hay thấp nhưng nếu bạn không đảm bảo được người đó sẽ gắn bó với bạn lau dài thì dù là 1 ngày công training đào tạo thì bạn cũng đang lãng phí công sức và tiền bạc.
Có những studio quy hoạch bộ phận lễ tân chung với nhân viên phòng váy, chung với make up…. Có những studio sẽ quy hoạch nhân viên make up và nhân viên phòng váy chung với bộ phận sản xuất như chụp, quay, photoshop… Có những studio quy hoạch nhân viên lễ tân, tư vấn trực page kiêm luôn các vai trò của marketing như quay clip tik-tok, up hình ảnh bài viết lên page….Việc quy hoạch thế nào sẽ tùy bối cảnh của mỗi studio. Thế nhưng đối với mình dù là đa nhiệm thì tối đa cũng chỉ 2 nhiệm vụ mà thôi. Một nhân viên mà đảm nhiện nhiều hơn 2 nhiệm vụ hoặc 2 vị trí thì không thể đảm bảo được chất lượng công việc. Cũng có nghĩa là bạn đang phí phạm thời gian, công sức và tiền bạc cho một việc mãi sẽ không mang lại hiệu quả thực sự. Ví dụ: một nhân viên tư vấn có thể cũng là người trang điểm, nhưng nếu giao thêm cho họ làm clip hay viết content nữa thì sẽ không bao giờ hiệu quả dù nhân viên đó có nỗ lực cách mấy. Hoặc đơn giản hơn như một người make-up có thể vừa đảm nhiệm make up vừa đảm nhiệm thêm tư vấn hay thử váy thậm chí là chăm sóc buổi chụp…nhưng nếu trên 2 nhiệm vụ thì chắc chắn là studio đó sẽ bị rối loạn đội hình và không đảm bảo được chất lượng dịch vụ khi đông khách.
Hãy ví dụ các bộ phận/ phòng ban của bạn bao gồm vài vị trí cực kì cơ bản như:
Phòng Kinh Doanh:
-
Nhân viên phòng váy: Tư vấn, bán hàng, hỗ trợ thử váy, soạn váy, sửa váy, kiểm váy, giặt váy….
-
Nhân viên support buổi chụp: chuẩn bị concept, cắm hoa, chăm sóc khách hàng, dọn dẹp studio phim trường sau mỗi buổi chụp.
Khi tuyển dụng, nhiều bạn thường đè ra tuyển 1 người có vai trò có thể kiêm nhiệm được mọi thứ như một người trưởng phòng. Nhưng mức lương thì như người học việc. Điều đó không bao giờ mang lại hiệu quả. Một số bạn chấp nhận trả lương cao nhưng lại không tính đến việc người được nhận có đảm nhiệm được vai trò đó hay không hoặc có gắn bó với bạn lâu dài hay không...thì dù là trả 1 tháng lương thử việc rồi sau đó cho nghỉ thì đối với mình cũng đã là phí phạm thời gian, công sức và tiền bạc.
Một số bạn chấp nhận trả lương cao để tuyển thẳng các vị trí quan trọng như nhân viên sale tư vấn bán hàng, trưởng phòng marketing…Bạn kỳ vọng họ sẽ bán hàng được hàng, bạn kỳ vọng họ sẽ mang được khách về… Với kinh nghiệm của mình thì nhiều người chủ studio làm nhiều năm mà tư vấn bán hàng còn không ra gì, còn không biết khách hàng mình là ai... thì nói gì một nhân viên mới chưa đủ hiểu hết về ngành, về sản phẩm, về khách hàng...để mà có thể làm tốt được.
Mình làm còn chưa được, mình còn chưa hiểu, chưa thực sự biết mình muốn gì...thì sao có thể kỳ vọng người khác sẽ hiểu sẽ làm tốt? Bạn là chủ doanh nghiệp, là nhà quản trị, là người thiết kế hệ thống...thì chính bạn phải thiết kế lấy hệ thống của mình rồi gắn nhân sự vào hệ thống. Chứ không phải bạn gắn hệ thống vào nhân sự.
Mình từng chia sẻ trong các workshop của mình về các tiêu chí của riêng mình khi tuyển dụng: Đó là với một mô hình kinh doanh nhỏ thì không bao giờ mình tuyển một nhân viên có kinh nghiệm. Mình chả tin “kinh nghiệm” của ai khác. Cái kinh nghiệm đó có thể phù hợp với chỗ khác chứ không phù hợp với quy trình dịch vụ, với văn hóa và với khách hàng của mình… Mình ưu tiên tuyển dụng và training từ dưới lên chứ không phải từ trên xuống.
Ví dụ như: dù là làm bộ phận nào, vị trí nào trong phòng marketing như content, quảng cáo, thiết kế…thì họ cần ít nhất vài tuần đến vài tháng để làm nhân viên tư vấn bán hàng. Họ cần biết rõ mình là ai, đang bán cái gì và bán cho ai ..trước khi họ viết content hay thiết kế với chạy quảng cáo….Còn đối với nhân viên tư vấn bán hàng thì họ cũng phải đi từ dưới lên để hiểu rõ về thương hiệu, về sản phẩm, về khách hàng trước khi tư vấn. Vậy cũng có nghĩa là dù là nhân viên marketing thì cũng phải đi từ phòng váy mà đi lên.
Nhiều bạn TVHD mà mình đang tư vấn, nhất là các studio ở tỉnh lẻ thì thường gặp khó khăn khi tuyển nhân viên sale tư vấn bán hàng. Khoang nói tới làm việc hiệu quả, việc kiếm được người bán hàng được cũng đã là một vấn đề. Tương tự như vậy đối với việc tìm kiếm nhân viên marketing ở các tỉnh lẻ. Nếu một studio đã có sơ đồ nhân sự và mô tả công việc rõ ràng thì để tìm kiếm một nhân viên tư vấn bán hàng mình sẽ tuyển nhân viên phòng váy trước.
Nhân viên phòng váy này sẽ dễ tuyển được người hơn so với nhân viên tư vấn bán hàng. Mức lương của họ cũng thấp hơn so với nhân viên bán hàng, vì nhân viên bán hàng còn có hoa hồng khi chốt khách.... Nhưng thời gian họ làm phòng váy cũng chính là thời gian họ hiểu về sản phẩm, về khách hàng, về văn hóa công ty...Họ có thời gian giao lưu với mọi phòng ban và nhân sự khác để từ từ có định hướng công việc cho riêng mình. Họ sẽ dựa vào sơ đồ nhân sự và lộ trình phát triển của mình để có thể học hỏi, thay đổi hoặc nâng cấp vị trí nếu muốn.
Ví dụ: họ muốn làm nhân viên tư vấn bán hàng để có thu nhập cao hơn thì họ sẽ được nhân viên tư vấn bán hàng hiện tại hướng dẫn. Chỉ khi nào họ đủ điều kiện làm nhân viên tư vấn bán hàng thì lúc đó họ mới chính thức chuyển vị trí và được tính mức lương khác, quyền lợi khác. Mình sẽ không muốn tốn chi phí để vừa trả lương cao, vừa phải cực thân training mà vừa phải chấp nhận rủi ro là họ sẽ gắn bó. Với xuất phát điểm ở một vị trí nhỏ hơn, kém quan trọng thì rủi ro "không gắn bó" đó không gây ảnh hưởng quá lớn đến hệ thống mình đã set up.
Tương tự nếu từ nhân viên phòng váy nhưng muốn chuyển sang các phòng khác, bộ phận khác như make-up, marketing, hay thậm chí chụp ảnh, photoshop..thì lộ trình cũng tương tự như vậy: Đi từ dưới đi lên và học xong đủ trình thì mới được chuyển qua. Và lộ trình đó là thứ mình cho họ thấy từ ngày đầu họ bước vào buổi phỏng vấn. Lộ trình này áp dụng cho tất cả các vị trí mà muốn đăng ký ứng tuyển.
Đối với mỗi phòng đều có sơ đồ phòng đó. Dù là phòng sản xuất hay phòng marketing cũng vậy. Không ai nhảy và làm ở cái ngọn trước hết. Cũng không ai nhảy vào sếp làm trưởng phòng ngay được hết dù có bằng cấp hay kinh nghiệp về marketing, về quản trị kinh doanh thế nào đi chăng nữa. Họ cần chứng mình bằng hiệu quả công việc cụ thể ở từng vị trí cụ thể trước.
Ngày xưa khi còn làm bồi bàn trong một Casino ở Mỹ. Một hôm mình thấy một con bé xinh xắn đang học đại học vào làm cùng, Nó dọn bàn cùng mình 1 tháng rồi chuyển qua rửa chén 1 tháng, sau đó làm host đứng chào khách 1 tháng, lúc qua buffet làm 1 tháng, lúc thì làm hỗ trợ cho bartender 1 tháng....Mình biết ngay con bé này đang được training để làm Manager, làm sếp mình. Người ta phải chắn chắn nó hiểu hết từng đường tơ kẻ tóc của nhà hàng trước khi làm sếp nhà hàng đó.
Có một số bạn nói với mình rằng nếu như các vị trí chính, vị trí quan trọng chưa có mà tuyển dụng theo cách này thì các vị trí quan trọng ai làm, ai training. Trả lời đó chính là thằng chủ tự làm, tự training, nhưng training theo lộ trình, giao việc theo đúng lộ trình cho từng vị trí... Thà chủ tự làm đến khi nào một nhân viên leo lên được vị trí quan trọng đó còn hơn là tuyển thẳng vào vị trí đó mà lại: tuyển không ra người, train xong lại nghỉ, train hoài làm không được….vừa tốn tiền, tốn thời gian và công sức…
Tuy mô hình mà mỗi sơ đồ nhân sự sẽ rất khác nhau. Có cái thì dàn hàng ngang, có cái đi theo chiều dọc, có cái thì tầng tầng lớp lớp, có cái thì như cái mạng nhện…Chả có cái nào là đúng hay sai…Quan trọng là mỗi sơ đồ đều phải có mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí, từng bộ phận; phải có các quy tắc chung về "văn hóa doanh nghiệp", phải có “quy trình chuẩn” cho từng vị trí từng bộ phận...Đặc biệt là phải có lộ trình thăng tiến, lộ trình sàng lọc nhân sự rõ ràng để giúp nhân sự có động lực cũng như đạt hiệu quả trong công việc.
Trong lớp đã hướng dẫn sâu và phân tích rất chi tiết các quy trình trên, bài viết này xem như để ôn bài vậy. Những bài sau mình sẽ nhắc tiếp về "Ngân sách đầu tư cho nhân sự" hoặc các quy trình công việc cụ thể